Privacybeleid

1. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens binnen DocuVault Pro is:

2. Welke gegevens worden verwerkt

DocuVault Pro verwerkt de volgende categorieën van persoonsgegevens:

• Accountgegevens: naam, e-mailadres, wachtwoord (versleuteld)
• Bedrijfsgegevens: bedrijfsnaam, KvK-nummer, adres, contactgegevens
• Documentmetadata: documenttitels, categorieën, vervaldata, tags
• Geüploade bestanden: PDF's, afbeeldingen en andere documenten
• Gebruiksgegevens: inloggegevens, acties binnen het platform
• Voertuig- en vlootgegevens: kentekens, chassisnummers, voertuiginformatie

3. Doeleinden van verwerking

De persoonsgegevens worden verwerkt voor de volgende doeleinden:

• Het leveren van de DocuVault Pro dienst
• Documentbeheer en vergunningenbeheer voor bedrijven
• Het versturen van notificaties en herinneringen over vervaldatums
• Beveiliging en fraudepreventie
• Technische ondersteuning en klantenservice
• Verbetering van de dienstverlening

4. Rechtsgrond voor verwerking

De verwerking van persoonsgegevens vindt plaats op basis van:

• Contractuele noodzaak: De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst tussen PDDG BV en de zakelijke klant (B2B dienstverlening)
• Gerechtvaardigd belang: Voor beveiliging en fraudepreventie

5. Opslag en beveiliging

Alle gegevens worden veilig opgeslagen via het Base44 platform, een Europese cloud-infrastructuur die voldoet aan de hoogste beveiligingsnormen.

PDDG BV neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, ongeoorloofde toegang en openbaarmaking.

7. Bewaartermijnen

Persoonsgegevens en documenten blijven bewaard zolang het bedrijfsaccount actief is. Na beëindiging van het account worden gegevens binnen 30 dagen verwijderd, tenzij wettelijke verplichtingen een langere bewaartermijn vereisen (bijvoorbeeld voor boekhoudkundige doeleinden).

8. Delen met derden

PDDG BV deelt persoonsgegevens niet met derden, behalve:

• Base44: Hosting- en infrastructuurprovider (binnen Europa)
• AI-diensten: Voor AI-analyse van documenten (alleen indien ingeschakeld)
• Wettelijke verplichtingen: Indien vereist door de wet of gerechtelijke autoriteiten

Alle externe verwerkers zijn geselecteerd op basis van hun GDPR-compliance en voldoen aan strenge beveiligingseisen. PDDG BV heeft met alle externe verwerkers (waaronder Base44) een Data Processing Agreement (DPA) afgesloten conform artikel 28 AVG.

9. Rechten van betrokkenen

Op grond van de AVG (GDPR) hebben gebruikers de volgende rechten:

• Recht op inzage: U kunt opvragen welke persoonsgegevens wij van u verwerken
• Recht op correctie: U kunt verzoeken om onjuiste gegevens te corrigeren
• Recht op verwijdering: U kunt verzoeken om uw gegevens te verwijderen (tenzij wettelijke verplichtingen dit verhinderen)
• Recht op beperking: U kunt verzoeken om de verwerking te beperken
• Recht op gegevensoverdraacht: U kunt uw gegevens in een gestructureerd formaat opvragen
• Recht van bezwaar: U kunt bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen

Om één van deze rechten uit te oefenen, kunt u contact opnemen via info@docuvaultpro.be.

10. Klachten

Indien u van mening bent dat PDDG BV niet correct omgaat met uw persoonsgegevens, kunt u contact met ons opnemen. U heeft tevens het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA).

11. Wijzigingen in dit privacybeleid

PDDG BV behoudt zich het recht voor om dit privacybeleid aan te passen. Wijzigingen worden gepubliceerd op deze pagina. Wij adviseren u om dit privacybeleid regelmatig te raadplegen.